Bereitstellung eines standortübergreifenden Projektmanagementsystems inklusive laufender Wartung und Support

Nationale Ausschreibung nach UVgO
Vorinformation

1. Öffentlicher Auftraggeber

Name und Anschrift:
Leitung Finanzen
Collegienstraße 54
06886 Lutherstadt Wittenberg
Telefonnummer:
[Telefonnummer entfernt]
E-Mail:
[E-Mail entfernt]
Faxnummer:
[Telefonnummer entfernt]
Internet:
www.luthermuseen.de

2. Vergabeverfahren

Verhandlungsvergabe
Rechtsrahmen:
UVgO

3. Auftragsgegenstand:

Bereitstellung eines standortübergreifenden Projektmanagementsystems inklusive laufender Wartung und Support

4. Ort der Ausführung

Lutherstadt Wittenberg

5. Art und voraussichtlicher Umfang der Leistung:

Gegenstand der geplanten Beschaffung ist die Bereitstellung und Implementierung einer Open-Source-Projektmanagementsoftware als On-Premises-Lösung für den Betrieb innerhalb der IT-Infrastruktur des Auftraggebers oder als Cloud-Lösung. Die Software soll von maximal 25 Personen genutzt werden und die zentrale Planung, Steuerung, Überwachung und Dokumentation von Projekten und Projektportfolios ermöglichen.
Die Software muss unter einer anerkannten Open-Source-Lizenz stehen. Sofern es sich um eine On-Premise Lösung handelt muss der Quellcode der Projektmanagementsoftware öffentlich zugänglich sein. Der Betrieb soll innerhalb der eigenen IT-Infrastruktur erfolgen und die Kontrolle des Auftraggebers über die Verarbeitung und Speicherung der Daten gewährleisten. Die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind einzuhalten.
Der funktionale Leistungsumfang umfasst insbesondere:
Projektportfolio und Reporting: Zentrale Projektübersicht, Darstellung von Projektstatus, Terminen, Budgets und Ressourcen sowie projektübergreifende Auswertungen.
Projektinitiierung und Genehmigungen: Digitale Abbildung mehrstufiger Initiierungs-, Prüfungs- und Freigabeprozesse einschließlich der nachvollziehbaren Dokumentation von Entscheidungen.
Operatives Projektmanagement: Aufgaben- und Arbeitspaketverwaltung sowie Unterstützung von Gantt-Diagrammen und Kanban-Boards.
Besprechungsmanagement: Integrierte Vorbereitung und Nachbereitung von Projektbesprechungen mit Tagesordnungen, Protokollen, Beschlüssen und verknüpften Folgeaufgaben.
Dokumenten- und Rechteverwaltung: Verwaltung projektbezogener Vorlagen, rollenbasierte Zugriffsrechte sowie nachvollziehbare Protokollierung relevanter Änderungen und Aktivitäten.
Der Leistungsumfang umfasst die erforderlichen Softwarelizenzen bzw. Nutzungsrechte, die Installation, Konfiguration und Inbetriebnahme sowie laufende Wartungs- und Supportleistungen einschließlich Softwareaktualisierungen und Fehlerbehebungen für einen Zeitraum von fünf Jahren.
Die technischen Rahmenbedingungen, der konkrete Lizenzumfang sowie die Anforderungen an Wartung und Support werden im weiteren Vergabeverfahren konkretisiert. Gleichwertige Lösungen, die sämtliche Anforderungen erfüllen, sollen im Wettbewerb berücksichtigt werden.

6. Voraussichtlicher Zeitraum der Ausführung:

Fertigstellung der Leistungen bis: 30.11.2026
Dauer der Leistung: 5 Jahre
ggf. Beginn der Ausführung:

7. Sonstiges:

Sofern Interesse besteht, wird um Rückmeldung per Email an
[E-Mail entfernt] bis spätestens zum 02.11.2026
gebeten.
Im Anschluss erfolgt eine Verhandlungsvergabe.
Entsprechende Angebotsaufforderung zzgl. weiterführender
Informationen zum Verfahren werden Ihnen dann zur
Verfügung gestellt.
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die
Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt nachdem
Preis. (100 % Gewichtung).
Näheres hierzu mit Angebotsaufforderung.
Die Stiftung Luthergedenkstätten in Sachsen-Anhalt behält sich
vor, auf das Erstangebot den Zuschlag zu erteilen.

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