申請書等電子化業務

入 札 公 告令和8年10月23日 次のとおり一般競争入札に付します。
広島市長 松 井 一 實1 一般競争入札に付する事項 ⑴ 業務名 申請書等電子化業務(単価契約)⑵ 履行の内容等 入札説明書及び仕様書による。
⑶ 履行期間 契約締結の日から令和9年3月31日まで⑷ 予定価格 3，478，500円(消費税及び地方消費税相当額を除く。) ⑸ 履行場所 広島市教育委員会事務局総務部学事課 広島市中区国泰寺町一丁目7番40号 ⑹ 入札方式 本件業務は、開札後に入札参加資格の有無を確認する入札後資格確認型一般競争入札で入札執行する。
⑺ 入札方法 ア 入札金額は、単価及び予定総額(各単価にそれぞれの予定数量を乗じて得た額の合計)を記載すること。
イ 落札決定に当たっては、入札書に記載された金額(単価)に当該金額の100分の10に相当する額を加算した金額(単価)をもって落札価格とするので、入札者は、消費税及び地方消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、見積もった契約金額(単価)の110分の100に相当する金額(単価)を入札書に記載すること。
ウ 入札参加者は、入札書に記載する金額の算定根拠となった入札金額内訳書を作成し、入札書と同時に提出すること。
入札金額内訳書の提出がない場合は、その者のした入札を無効とする。
⑻ 入札区分 本件業務は、広島市電子入札システム(以下「電子入札システム」という。)を利用して行う電子入札対象案件である。
本件業務の入札は、紙による入札を認めない電子入札システム利用限定の案件である。
電子入札システムに関する手続については、広島市電子入札システム等利用規約及び広島市電子入札運用基準に従うものとし、これらに反する入札は無効とする。
2 入札参加資格 次に掲げる入札参加資格を全て満たしていること。
⑴ 地方自治法施行令第167条の4及び広島市契約規則(以下「規則」という。)第2条の規定に該当しない者であること。
⑵ 広島市競争入札参加資格の「令和8・9・10年」の「物品の売買、借入れ、修繕及び製造の請負並びに役務(建設コンサルティングサービスに係る役務を除く。)の提供」の契約の種類「役務の提供の施設維持管理業務を除く役務」の登録種目「30－006 情報処理(コンピュータ関連)」に登録されている者であること。
⑶ 広島市内に本店又は支店若しくは営業所を有する者であること。
⑷ 入札公告の日から開札日までの間のいずれの日においても、営業停止処分又は本市の指名停止措置若しくは競争入札参加資格の取消しを受けていないこと。
⑸ 入札者名義のICカードを取得し、電子入札システムの利用者登録を完了している者であること。
⑹ その他は、入札説明書による。
3 一般競争入札参加資格確認申請書の交付方法 広島市のホームページ(https://www.city.hiroshima.lg.jp/)のトップページの「事業者向け情報」→「入札・契約情報」→「電子入札」→「調達情報公開システム」の「一般公開用」→「入札・見積り情報」(詳細)からダウンロードできる。
4 契約条項を示す場所等 ⑴ 契約条項を示す場所 本市のホームページ(前記3に記載のとおり。以下同じ。)からダウンロードできる。
⑵ 入札説明書、仕様書等の交付方法 本市のホームページからダウンロードできる。
⑶ 契約担当課(契約条項、入札説明書、仕様書等に関する問合せ先) 〒730－8586 広島市中区国泰寺町1丁目7番40号 広島市教育委員会事務局総務部学事課(APエルテージ国泰寺ビル4階) 電話 082－504－2469(直通) ⑷ 入札書の提出方法 電子入札システムを利用して、令和8年11月2日(月)の午前8時30分から午後5時まで及び11月4日(水)の午前8時30分から午後3時までに送信(入札書の提出をいう。以下同じ。)すること。
ただし、やむを得ない理由で、電子入札システムで送信できない場合は、所定の届出の後、入札書を添付書類とともに令和8年11月4日(水)の午後3時までに入札執行課に持参すること。
⑸ 入札執行課 前記⑶に同じ。
⑹ 入札回数 入札回数は、1回限りとする。
⑺ 開札の日時及び場所 ア 日時 令和8年11月5日(木)午前10時 イ 場所 広島市中区国泰寺町1丁目7番40号 APエルテージ国泰寺ビル4階 執務室内共有スペース(協議机)⑻ 開札 ア 入札参加者のうち開札の立会いを希望する者は、立ち会うことができる。
(立ち会うことができる者は、1者につき1名とする。) イ 開札の結果、予定総額(各単価にそれぞれの予定数量を乗じて得た額の合計)が予定価格の制限の範囲内で最低の価格をもって有効な入札書を送信した者があるときは、落札者の決定を保留した上で、当該者を落札候補者とする。
ウ 落札候補者となるべき同価の入札をした者が2者以上あるときは、開札日の「翌日(休日でない日)」にくじ引きにより落札候補者を決定する。
ただし、同価の入札をした者の全てが立ち会っている場合には、開札後直ちに、くじ引きにより落札候補者を決定する。
この場合において、くじを引かない者がある場合には、当該入札事務に関係のない職員がその者に代わってくじを引く。
5 一般競争入札参加資格確認申請書等の提出 落札候補者となった者は、一般競争入札参加資格確認申請書及び入札参加資格の確認に必要な書類(以下「資格確認申請書等」という。)を持参等により提出しなければならない。
⑴ 提出場所 前記4⑶に同じ。
⑵ 提出部数 提出部数は、1部とする。
なお、提出した資格確認申請書等は、返却しない。
⑶ 提出期限 令和8年11月5日(木)の午後5時まで。
ただし、前記4⑻ウ本文によりくじ引きを行う場合などは、別途提出期限を指定する。
なお、提出期限までに提出できない場合は、その者のした入札を無効とする。
⑷ その他 入札参加者は、資格確認申請書等を前記⑶の提出期限までに提出できるよう準備しておくこと。
6 一般競争入札参加資格の確認 一般競争入札参加資格の有無については、特別の定めがある場合を除き、開札日時を基準として、前記5により提出された資格確認申請書等に基づき、確認する。
ただし、落札候補者が、開札日時以後、落札者の決定までの間に前記2⑵の広島市競争入札参加資格の取消し若しくは指名停止措置を受け、又はその他一般競争入札参加資格を満たさなくなったときは、その者のした入札を無効とする。
7 落札者の決定 ⑴ 前記6により一般競争入札参加資格を有すると確認された落札候補者を落札者として決定する。
⑵ 落札者を決定したときは、その結果を入札参加者全員に通知する。
8 その他 ⑴ 入札保証金 免除 ⑵ 入札の無効 次に掲げる入札は、無効とする。
ア 本件公告に示した入札に参加する者に必要な資格のない者がした入札 イ 資格確認申請書等に虚偽の記載をした者がした入札 ウ 前記1⑷の予定価格を上回る入札 エ その他規則第8条各号のいずれかに該当する入札 ⑶ 契約保証金 要。
ただし、規則第31条第1号又は第3号に該当する場合は、免除する。
詳細は、入札説明書による。
⑷ 契約書の作成の要否 要⑸ 入札の中止等 本件入札に関して、天災地変があった場合、電子入札システムの障害発生等により電子入札の執行が困難な場合、入札参加者の談合や不穏な行動の情報があった場合など、入札を公正に執行することができないと判断されるときは、入札の執行を延期又は中止することがある。
また、開札後においても、発注者の入札手続の誤りなどにより入札の公正性が損なわれると認められたときは入札を中止することがある。
⑹ 契約の締結 本契約については、落札者を決定した日から5日以内の日(最終日が広島市の休日を定める条例第1条第1項各号に掲げる日に当たるときは、その日後において、その日に最も近い同項各号に掲げる日でない日まで)に、落札者が本市から交付された契約書に記名・押印して、取り交わすものとする。
⑺ その他詳細は、入札説明書による。
仕 様 書1 業務名 申請書等電子化業務2 履行期間 契約締結の日から令和9年3月31日まで3 対象文書 次の文書について、電子化(PDF化)する(全てモノクロデータスキャンとし、解像度は300dpiとする。)。
なお、数量については、状況により変更することがある。
⑴ 扶助費援助関係ア 遠距離通学関係(統廃合に関する事務記録等)：予定枚数3，000枚 ・ 提供する書類の多くはA4サイズであり、B5などサイズが異なる書類もあるが、いずれもA4サイズで納品すること。
・ 片面印刷の書類は片面を、両面印刷の書類は両面をPDF化する。
・ 一部書類は、紛失防止のためクリップ等により書類をまとめており、当該書類については、書類一式をまとめてPDF化する。
・ 書類に付箋が付いている場合があるが、付箋は剥がさずにそのままPDF化する。
・ 後記4のとおり、納品はCD－Rとする。
イ 朝鮮学園関係(事務記録等)：予定枚数3，000枚 ・ 年度単位で管理しているファイルを、ファイルごと(年度単位)にPDF化する。
・ 提供する書類の多くはA4サイズであり、B5などサイズが異なる書類もあるが、いずれもA4サイズで納品すること。
・ 片面印刷の書類は片面を、両面印刷の書類は両面をPDF化する。
・ 一部書類は、紛失防止のためクリップ等により書類をまとめており、当該書類については、書類一式をまとめてPDF化する。
・ 書類に付箋が付いている場合があるが、付箋は剥がさずにそのままPDF化する。
・ 後記4のとおり、納品はCD－Rとする。
ウ 就学援助申請書類：予定枚数35，000枚・ 申請書類は両面をPDF化する。
・ 書類の紛失防止のためクリップ、ステープラ、糊付けにより申請書に関係資料が添付されている場合がある。
これらの関係資料も両面をPDF化する(申請書及び関係資料は原則A4サイズだが、B5などサイズが異なる場合もある。)。
・ 書類に付箋が付いている場合があるが、付箋は剥がさずにそのままPDF化する。
・ 後記4のとおり、納品はCD－Rとするが、CD－Rに保存するファイルは区ごと、学校ごとに行うものとする(例：中区→白島小学校)。
⑵ 就学事務関係 ア 災害関係：予定枚数2，500枚 ・ 提供する書類の多くはA4サイズであり、B5などサイズが異なる書類もあるが、いずれもA4サイズで納品すること。
・ 片面印刷の書類は片面を、両面印刷の書類は両面をPDF化する。
・ 一部書類は、紛失防止のためクリップ等により書類をまとめており、当該書類については、書類一式をまとめてPDF化する。
・ 書類に付箋が付いている場合があるが、付箋は剥がさずにそのままPDF化する。
・ 後記4のとおり、納品はCD－Rとする。
イ 条例規則改正関係：予定枚数8，700枚 ・ 提供する書類の多くはA4サイズであり、B5などサイズが異なる書類もあるが、いずれもA4サイズで納品すること。
・ 片面印刷の書類は片面を、両面印刷の書類は両面をPDF化する。
・ 一部書類は、紛失防止のためクリップ等により書類をまとめており、当該書類については、書類一式をまとめてPDF化する。
・ 書類に付箋が付いている場合があるが、付箋は剥がさずにそのままPDF化する。
・ 後記4のとおり、納品はCD－Rとする。
ウ 教育事務委託関係：予定枚数1，900枚 ・ 提供する書類の多くはA4サイズであり、B5などサイズが異なる書類もあるが、いずれもA4サイズで納品すること。
・ 片面印刷の書類は片面を、両面印刷の書類は両面をPDF化する。
・ 一部書類は、紛失防止のためクリップ等により書類をまとめており、当該書類については、書類一式をまとめてPDF化する。
・ 書類に付箋が付いている場合があるが、付箋は剥がさずにそのままPDF化する。
・ 後記4のとおり、納品はCD－Rとする。
エ 奨学金関係：予定枚数2，600枚 ・ 提供する書類の多くはA4サイズであり、B5などサイズが異なる書類もあるが、いずれもA4サイズで納品すること。
・ 片面印刷の書類は片面を、両面印刷の書類は両面をPDF化する。
・ 一部書類は、紛失防止のためクリップ等により書類をまとめており、当該書類については、書類一式をまとめてPDF化する。
・ 書類に付箋が付いている場合があるが、付箋は剥がさずにそのままPDF化する。
・ 後記4のとおり、納品はCD－Rとする。
オ 教科書給与事務関係：予定枚数15，800枚 ・ 書類はA4サイズである。
片面印刷の書類は片面を、両面印刷の書類は両面をPDF化する。
・ 後記4のとおり、納品はCD－Rとするが、CD－Rには以下の区分・各区・学校種別のフォルダを作成し、学校ごとにPDF化したデータを校番順に保存すること。
なお、ファイル名は「校番 学校名」とする。
(例：「受領(前期)」フォルダ→「中区」フォルダ→「小」フォルダ→01 白島小学校)番号区分各区学校種別ファイル綴り順(ア)受領(前期)中区～佐伯区小・中校番順(イ)受領(前期転学)小・中(ウ)受領(後期)小(エ)受領(後期転学)小・中(オ)需要小・中カ 隣接校・行政区域内校選択制関係：予定枚数4，800枚 ・ 隣接校・行政区域内校選択制関係書類は、以下の書類から構成される。
番号書類名インデックス1インデックス2ファイル綴り順(ア)希望申請書在学小学校名／在学小学校ごと、対象児童五十音順(イ)希望変更届／(ウ-1)辞退届辞退届(抽選)／希望中学校ごと、対象児童五十音順(ウ-2)抽選後辞退希望中学校名(ウ-3)抽選前辞退／(ウ-4)辞退届(その他)／(エ)所属学校希望者転居届同左／全対象児童五十音順 ・ 隣接校・行政区域内校選択制関係書類は、いずれも片面であり、片面をPDF化する。
・ 一部書類は、紛失防止のためクリップ等により書類をまとめており、当該書類については、書類一式をまとめてPDF化する。
・ 提供する書類の多くはA4サイズと比べて横幅が1センチ程度短いが、いずれもA4サイズで納品すること。
・ 書類に付箋が付いている場合があるが、付箋は剥がさずにそのままPDF化する。
・ 後記4のとおり、納品はCD－Rとするが、CD－Rに保存するファイルは書類ごと、インデックスごとに行うものとする。
(例：希望申請書→白島小学校、辞退届→抽選後辞退→国泰寺中学校)⑶ その他 上記⑴及び⑵の書類をPDF化するが、PDF化に当たっては別途詳細を指示する。
また、これら以外の業務に関する書類も追加でPDF化することがあり、その場合の詳細は別途本市と協議を行った上で、PDF化することとする。
4 納品形態 2式 ・ CD－R焼き付け ・ プラスチックケース ・ ラベルシール(印字内容は、本市が指示する内容とする。)5 サンプル提供スキャン作業開始前にサンプルデータを本市に提供すること。
本市によるサンプルデータの確認後、スキャニング作業を開始すること。
6 検査⑴ 全体的、部分的に撮影漏れ、ぼけ等がないこと。
⑵ すり傷、裂傷、その他異常がないこと。
⑶ 指紋、油などの異物の付着、その他汚染等がないこと。
7 手直し等 仕上げ品について、前記6で示した各項が励行されていない場合、又は制作上の原因によって長期保存に適さないと本市が判断した場合、受託者は無償でこれを製作し直さなければならない。
8 実施報告⑴ 受託者は、本市に対して、別途定める委託業務実施報告書を一月ごとに提出しなければならない。
⑵ 本市は、前述の委託業務実施報告書が到達した日から起算して10日以内に履行を確認するための検査を行わなければならない。
⑶ 受託者は、前述の検査に合格しないときは、直ちに委託業務の全部又は一部を履行し、本市の検査を受けなければならない。
9 支払方法⑴ 受託者は、上記8の検査に合格したときは、委託料の支払を請求することができる。
⑵ 本市は、適法な支払の請求を受けた後30日以内に委託料を支払うものとする。
10 その他 ⑴ 受託者は、業務に当たって知り得た本市の業務上の秘密を外部に漏らし、又は他の目的に利用してはならない。
納品後においてもまた同様とする。
⑵ 仕様書に明記のない事項又はこの業務に関して疑義を生じた場合は、必ず本市と協議し、その指示に従うものとする。