生駒市役所1階行政文書電子化業務委託(再度公告入札)

事後審査型条件付一般競争入札(郵便入札)の実施について(公告)生駒市において発注する下記の業務については、事後審査型条件付一般競争入札に付することとしたので、地方自治法施行令第167条の6の規定により公告する。令和8年10月15日生駒市長 小紫 雅史記入札公告第8総電－2号第1 入札に付する事項(1)契約件名 生駒市役所1階行政文書電子化業務委託(再度公告入札)(2)場 所 生駒市東新町8－38(3)契約期間 契約の日から令和9年3月31日まで(4)履行期間 契約の日から令和9年3月31日まで(5)業 種 H(各種委託)(6)業務概要 別紙仕様書による(7)予定価格 事後公表(8)最低制限価格 設定なし(9)入札保証金 免除第2 入札に参加するために必要な資格生駒市に令和8年度有効な物品・委託業務業者登録申請書を提出している者で、公告日現在から入札(開札)日まで生駒市物品・委託業務入札等心得書に示す入札参加資格を満たすとともに、生駒市から入札参加停止を受けていないことのほか次に示す条件をすべて満たすものとします。(1)生駒市の令和8年度物品・委託業務業者登録一覧表で、取扱希望品目分類表のH(各種委託)に登録のある者(2)公告日から過去5年間において、国又は地方公共団体の発注する行政文書電子化業務契約の実績(履行中のものを除く)を有する者(金額は問いません。)(3)ISO27001(ISMS認証取得)を取得している者第3 設計図書等の閲覧契約の条件を示す設計図書等を公告の日から次のとおり、生駒市役所3階市政情報コーナーで閲覧に供します。※設計図書等は生駒市公式ホームページからもダウンロードできます。閲覧日時 令和8年10月15日(木)～入札(開札)日の翌日(本市の休日は除く。)午前9時～午後4時30分閲覧場所 生駒市役所3階市政情報コーナー第4 質問回答に関する事項質問の日時・方法 契約主要事項説明書をご覧ください。※注意事項 『質問書』を使用してください。(生駒市役所総務課の窓口で入手するか、生駒市公式ホームページからダウンロードしてください。)※指定する日時、方法以外の質問書には回答は行いません。回答の日時・方法 契約主要事項説明書をご覧ください。生駒市役所3階市政情報コーナー及び生駒市公式ホームページにて質問内容とともに閲覧に供します。第5 入札書の郵送方法入札者は、次に掲げる書類を入札(開札)日の前日までに到着するように、封筒に入れ(別紙入札書郵送用封筒記載例のとおり)、一般書留郵便又は簡易書留郵便いずれかの方法により、生駒郵便局へ局留扱いで郵送してください。郵送にかかる費用は入札者の負担とします。※特定記録郵便での郵送は、無効となります。○ 入札書(指定様式)・各種様式は総務課の窓口で入手するか、生駒市公式ホームページからダウンロードしてください。※ 指定した郵送方法以外の提出や必要な書類が添付されていない入札書は無効となります。(その他無効となる入札書は、生駒市物品・委託業務等事後審査型条件付一般競争入札実施要領及び生駒市物品・委託業務入札等心得書をご覧ください。)入札書の生駒郵便局への到達期限 令和8年10月25日(日)なお、局留の期間は、郵便局に到着した日の翌日から起算して10日間となっておりますので、下記入札(開札)日の10日前に到達することがないようご注意ください。入札担当職員は入札(開札)日に生駒郵便局に封筒を受領しに行くため、入札(開札)日の10日前に生駒郵便局に到達し、差出人に返送された場合は、入札に参加することができません。第6 入札(開札)の日時、場所、傍聴方法及び落札候補者に提出を求める書類入札(開札)日時 令和8年10月26日(月)午前10時00分入札(開札)場所 生駒市役所 3階302会議室(1)落札候補者の決定方法は「生駒市物品・委託業務等事後審査型条件付一般競争入札実施要領」に従います。(2)開札の傍聴を希望される方は、「生駒市建設工事等入札傍聴実施要領」の規定に基づき、開札日の午前9時から午前9時45分までの間に生駒市役所3階総務課の窓口で申し込みをしてください。なお、傍聴は申込み先着順とし、入札(開札)日につき定員(10名)になり次第締め切ります。また、入札者(代表者)が傍聴の申込みをした場合、開札立会人を依頼する場合があります。(3)落札候補者は、落札候補者の決定(開札日又は同額の場合くじを行った日)の翌日(休日は除く)の午後4時30分までに、次の書類を総務課に提出してください。(落札候補者には電話連絡)①事後審査型条件付一般競争入札参加資格確認申請書(指定様式)②業務実績に関する契約書の写し③ISO27001(ISMS認証取得)を取得していることを証する書類の写し第7 その他契約締結後、契約の相手方が次のいずれかに該当するときは、契約を解除することがあります。また、契約を解除した場合は、損害賠償義務が生じます。(1)役員等(受注者が個人である場合にはその者を、受注者が法人である場合にはその役員又はその支店若しくは常時建設工事の請負契約を締結する事務所の代表者をいう。以下同じ。)が暴力団員(暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律(平成3年法律第77号。以下「暴対法」という。以下同じ。)第2条第6号に規定する暴力団員をいう。以下同じ。)であると認められるとき。(2)暴力団(暴対法第2条第2号に規定する暴力団をいう。以下同じ。)又は暴力団員が経営に実質的に関与していると認められるとき。(3)役員等が、自己、自社若しくは第三者の不正の利益を図る目的又は第三者に損害を加える目的をもって、暴力団又は暴力団員を利用するなどしたと認められるとき。(4)役員等が、暴力団又は暴力団員に対して資金等を供給し、又は便宜を供与するなど直接的あるいは積極的に暴力団の維持、運営に協力し、若しくは関与していると認められるとき。(5)役員等が、暴力団又は暴力団員と社会的に非難されるべき関係を有していると認められるとき。(6)下請契約又は資材、原材料の購入契約その他の契約(以下「下請契約等」という。以下同じ。)に当たり、その相手方が前各号のいずれかに該当することを知りながら、当該者と契約を締結したと認められるとき。(7)受注者が、第1号から第5号までのいずれかに該当する者を下請契約等の相手方としていた場合(前号に該当する場合を除く。)に発注者が受注者に対して当該契約の解除を求め、受注者がこれに従わなかったとき。(8)この契約の履行に当たり、暴力団又は暴力団員から不当に介入を受けたにもかかわらず、遅滞なくその旨を発注者に報告せず、又は警察に届け出なかったとき。
この公告に定めのない事項は、『生駒市物品・委託業務等事後審査型条件付一般競争入札実施要領』及び『生駒市物品・委託業務入札等心得書』に従います。問合先：生駒市役所総務課（電話番号省略）、生駒市公式ホームページアドレスhttps://www.city.ikoma.lg.jp/
様式10該当事項は■件 名質問番号契約担当業務担当契約期間 契約日から までとします。
□ (1)生駒市契約規則の規定により免除とします。
■ (2)□ (3)①契約保証金を現金で納めること。
②履行保証保険契約による契約保証を付すこと。
■無□有 (予算の範囲内で契約にのっとり行います。)■無□有 (予算の範囲内で契約にのっとり行います。)提出方法(提出課：業務担当課 必ず上記の質問番号を記載してください)※直接持参や指定する方法以外による提出は認めません。
■ 番号 □電子メール提出日 12:00 まで回答方法生駒市役所3階市政情報コーナーで閲覧に供します。
※生駒市HP(https://www.city.ikoma.lg.jp/)からも閲覧できます。
回答日 13:00 から令和9年3月31日契約保証金令和8年10月19日(月)令和8年10月20日(火)生駒市契約規則の規定により過去2ヶ年間に本市又は他の官公庁と同種同規模の業務の契約履行実績の提示がある場合、又はその他契約保証金免除措置に該当した場合においては、契約保証金を免除としますが、その他の業者の方は、契約金額の10％の契約保証金の納付又はそれに代わる担保の提供を求めます。
生駒市契約規則の規定により次の①・②に掲げる契約保証のうち、いずれか一つを選択することとします。
その他前払い金部分払い金質問回答（電話番号省略） ※質問書はFAXの場合、所定の書式を送信してください。
電子メールの場合は、添付ファイルに記入の上、送信してください。
F A X契 約 主 要 事 項 説 明 書生駒市役所1階行政文書電子化業務委託(再度公告入札)第8総電－2号総務課総務課
1仕様書1. 業務名称生駒市役所1階行政文書電子化業務委託2. 業務場所生駒市東新町8－383. 業務期間契約締結日から令和9年3月31日まで4. 委託業務の目的令和 4 年 2 月 10 日付け内閣府通知「スキャナ等を利用して紙媒体の行政文書を電子媒体に変換する場合の扱いについて」において、行政文書をスキャナ等で適切に読み取ることなどにより、電子媒体に変換し、当該電子媒体の文書を正本として管理することができるようになった。本市では、1Fフロアへの「書かない窓口」導入に伴うレイアウト変更に際して、保有している文書量の削減及び適正化が喫緊の課題となっていることから、電子媒体の文書を正本管理し、紙文書の削減を進めていくことが望ましい。本業務では、内閣府通知に記載のされているページの脱漏や紙文書の損傷防止などの観点から、従来人手で対応していたステープル針外しや品質チェックを、自動で実施する機能などを有したAI・機械学習やロボティクスなどの先進テクノロジーが搭載されたマシン設備および文書電子化工程を用いて文書の電子化を実施する。上記を目的として、下記の作業内容を満たすことを前提とした行政文書の電子化業務を委託する。5. 作業内容等(1) 下処理作業～電子媒体化① 対象ファイル等の受け渡し後、受託者から市へ受領書等を提出すること。② 電子媒体化作業の品質担保および確実に電子媒体化されたことの証跡として、対象ファイル等の構造についての情報を収集・記録し、当該情報を参照することにより、対象ファイル等の確実な復元を可能とすること。③ 対象ファイル等に貼り付けられている付箋(付箋に文字等が記載されているものに限る)により文字列、画像等が隠れる場合は、OCR処理による検索性を阻害しない箇所の余白(対象ファイル等の四辺(上下左右)の内側にある文字や図表などが配置されていない部分)または白紙ページに移動すること。スキャンする際に付箋の固定が必要であれば、紙を傷めずに貼り直しのできる弱粘着タ2イプののりを使用することを原則とする。接着剤付き補修テープ(セロハン粘着テープ、メンディングテープ等)を使用する場合は、事前に市と協議すること。④ インデックスタブは、添付されたまま電子媒体化を行うこと。⑤ 白紙ページはシステムによる自動除去および必要に応じて目視チェックを行い、取り除くこと。⑥ クリアポケット等で束ねられているものは、クリアポケット等から取り出した上、全量電子媒体化すること。⑦ 対象ファイル等に封筒等が同梱されている場合は、封筒およびその中身も併せ全量電子媒体化すること。⑧ クリップで束ねられているものは、クリップを外した上、全量電子媒体化すること。⑨ 製本が行われた行政文書ファイルは、市の指示のある場合は背表紙を裁断した上、電子媒体化すること。⑩ 対象ファイル等に破損・汚損等がある場合は、速やかに市へ報告し、指示に従うこと。⑪ 電子媒体化の実施において、人為的な作業による対象ファイル等の破損防止の観点から、機械学習機能を備えた機械によって自動的にステープル針を除去すること。ただし、機械による作業によって対象ファイル等を破損する恐れがある場合は、人為的な作業を併用することも可能とする。⑫ 電子媒体化の実施において、対象ファイル等の破損防止の観点から、ローラーによる紙を挟み込む自動紙送り機を有する機器を使用しないこと。また、品質検査の工程が設けられているものとする。⑬ 電子媒体化にあたっては、対象ファイル等と同程度の見読性が維持されるような解像度(300dpi以上)を確保し、フルカラーで読取りを行うものとする。⑭ 品質検査の工程が設けられているものとし、対象ファイル等の内容が漏れなく確実に電子媒体化されていることを確認するものとする。同工程においては、適切かつ効率的に作業が実施できるようシステム判定等確認における人為的な作業を支援する機能を実装することが望ましい。⑮ 作業期間中に対象ファイル等の閲覧依頼を行った際に該当部分を迅速に受託者のセキュリティが確保されたクラウドを経由して閲覧できる仕組みを有していること。(2) OCR処理～納品① 電子媒体化された対象ファイル等に対し、OCR処理を行うものとする。OCR処理時の文書イメージの解像度は、識字率を考慮して原則 500dpi 以上とし、処理が完了したデータはファイルサイズが大きくならないように圧縮するもの3とする。(ただし、300dpi以上の解像度は確保するものとする)② 電子媒体に変換され、OCR処理を行った対象ファイル等の電子媒体化データ(以下「納品データ」という)のファイル形式はPDF/A形式とし、電子媒体化により作成されたデータを記録メディアに格納する際のファイル名及びフォルダ階層は、事前に市と調整を行い、承認を得るものとする。その際、ファイルの生成単位は、原則行政文書ファイル等1件当たり電子ファイル1ファイルとするが、全量の 1 割程はインデックス単位で電子ファイルを生成する個別仕様とする。ただし、1ファイルの容量の上限を200MB未満とし、200MB以上となる場合は、分割を行うこと。また、ファイル名とファイルサイズの一覧を作成するものとする。③ 納品データは、外付けHDD、DVD等の記録メディアに格納の上、対象ファイル等の市への移送に併せて、納品し、市の受領確認を得るものとする。また、納品データはウイルスチェックを行った上で納品することとし、市の受領確認後から本委託の終了までの間に、受託者等において保有するデータ(電子媒体化の対象となる紙媒体の行政文書ファイル等に関するもので、電子媒体化を円滑に行うために収集、作成したものも含む)を削除するものとする。また、ウイルスチェックを行った際の記録(ウイルス対策ソフト名、パターンファイルのバージョン、実施日等)を提出するものとする。④ 納品データの品質検査において、人的なスキル・健康状態による品質検査のばらつきを排除する仕組みを備えること。⑤ 納品データは必要に応じてページ毎に文字が読める向きに回転させること。⑥ 納品データについて問題が生じた場合には速やかに市へ連絡し、対応方針について市の指示に従うこと。⑦ 対象ファイル等は電子媒体化の作業前の状態に戻した上で、返却するものとする。ただし、文書の順番が元のとおりであれば、付箋(付箋に文字等が記載されているものを除く)やクリップ、ステープル針留めは外した状態でも構わないが、ファイルごとのまとまりは維持するものとする。
市に納入された納品データの内容に不備等が確認された場合は、市から再度作業を依頼する。⑧ プロジェクト終了報告書に本委託で実施した情報セキュリティ対策を記載し、市に報告すること。⑨ 納品データに不備(脱漏、不鮮明、天地逆転など)を市が確認した場合、不備の原因をログデータや映像などから客観的に判別できる体制を構築していること。
また、市の要請に応じて該当データの提示が可能であること。納品後の検査合格後においても、契約不適合責任の範囲内で不備を補修したデータを改めて納品すること。(3) セキュリティ要件4① 電子化作業施設は、日本国内とすること。② 電子化作業施設は24時間365日の監視体制が措置されていること。③ 電子化作業施設は、建築基準法(昭和25年法律第201号)に規定されている耐火建築物又は準耐火建築物であること。④ 震度 5 程度の地震に対して、建物の仕上げ、設備に損傷を与えない耐震設計以上の建物であること。⑤ 消防法(昭和23年法律第186号)に定められた建築構造及び防火・防災設備が確立しており、施設の保守点検・運用マニュアル等が整備されていること。電子化対象文書を保管する区画は独立した防火区画(本件業務のための専用区画を想定しているものではない)であること。また防火・防災管理の観点から、消防計画書等を消防署へ提出し、防災管理の特例認定を取得していること。⑥ 電子化作業施設への入退館におけるIDカード等の認証に加え、電子化作業区画および電子化対象文書保管区画の入退室については個人の生体情報(指紋認証等)でアクセスを制限する仕組みを備えること。⑦ 電子化作業施設には、情報セキュリティの観点から生体認証やセキュリティカメラ設置による情報漏洩を低減する対策がなされていること。行政文書に個人情報が含まれていることを考慮し、セキュリティカメラは電子化対象文書保管区画および電子化作業区画、施設内の文書の移動導線、また電子化前の下処理作業者の手元の様子が記録される位置に設置され記録される仕組みとなっていること。⑧ 私物のパソコン等やスマートフォン、外部記録媒体の持込み・使用を社内ルールで禁止していること。(4) 資格要件① 受託者はISO27001(ISMS認証取得)を取得していること② 本業務の仕様設計に関わるプロジェクト担当メンバーは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(以下「JIIMA」という。)文書情報管理士上級を取得していること。③ 本業務の電子媒体化等設計担当者は、JIIMA文書情報管理士1級を取得していること。④ 本業務において主に市との窓口となるプロジェクト担当メンバーは、JIIMA 文書情報管理士 2 級及び著作権などの観点から、一般社団法人知的財産教育協会二級知的財産管理技能士(管理業務)を取得していること。(5) 打ち合わせ市担当者と受託者は、必要に応じて打ち合わせの開催を求めることができる。なお、場所は市担当者が指定するものとし、日時については、協議のうえ決定するものと5する。(6) 作業進捗管理及び報告受託者は、進捗状況の管理について逐次行い、市担当者に報告すること。(7) 成果物受託者は、(2)の仕様のとおりの納品データを、外付けHDD、DVD等の記録メディアとして納品すること。また、定められた期日までに納品し、市担当者の検収を受けること。(8) 契約不適合責任市は成果物において、契約の内容に適合しないものがあるときは、検査合格後1年間はその補修を請求できることとする。なお、受託者の責任は修補のみとし、重複して損害賠償責任は負わないものとする。6. 電子化対象文書量(1) 想定文書量はA4サイズ換算で30万枚程度(2) その他要件その他の要件としては以下の通り・両面率は10％を想定している。・ファイル名およびフォルダ階層は協議の上で決定する。…